Starta en obemannad butik

Att driva en butik utan att alltid ha personal på plats har blivit allt populärare. När Näraffär öppnade i Viken 2015 var det den första i sitt slag. Idag finns det hundratals platser i landet där du kan handla även när handlaren inte är på plats. En fantastisk utveckling som skapat nya möjligheter.

Men hur går det till att starta en obemannad butik? Det är en fråga vi på HonestBox får höra ofta och i det här inlägget tänkte vi förklara hur det kan gå till. Många av detaljerna är unika för varje given situation, men förvånansvärt mycket är generellt och vi hoppas även de udda fallen har en del att hämta här.

Notera att vi sannolikt inte fått med riktigt allting. Texten kommer att ändras över tid med fler detaljer och eventuella rättningar. Kom gärna tillbaka om dina planer sträcker sig över längre tid. Och givetvis kan du ta kontakt med oss om du har frågor, funderingar eller förslag.

#0 Innan du startar

Först måste du fundera på vad det är du vill sälja.  

För dig som redan har en verksamhet är svaret enkelt. Du vill förlänga öppettider eller sälja på fler ställen och fortsätter i samma spår som tidigare.  

Nykomlingar tänker överlägset vanligaste på småskalig dagligvaruhandel. Det är inte konstigt eftersom det är det segmentet som syns mest och det blir lätt att man kopierar ett vinnande koncept. På rätt ställe kan det vara en vinnare, men det är en tuff bransch med dåliga marginaler och en logistikkedja som inte är optimerad för småskalighet. Vi brukar avråda alla utan branscherfarenhet från det här.  

Ett enklare, men näraliggande och nästan lika populärt, alternativ är kiosken. Produkterna har längre hållbarhetstider, högre marginaler och fungerar bra som komplement till traditionella matbutiker. Värt att komma ihåg här är att tobak, alkohol och läkemedel normalt inte kan säljas obemannat.  

För de lite mer kreativa finns det andra vägar att gå. Vi har kunder som säljer skruvar, klätterutrustning och hundgodis. Andra hyr ut kayaker eller säljer sina egenproducerade jordbruksvaror direkt till konsument. På senare tid har även uppvisning av varor – så kallade showrooms – och temporära butiker – popups – dykt upp som obemannat.  

Enbart din fantasi sätter gränser. Vi tror att de bästa idéerna för obemannat ännu inte genomförts. 

En sak till som är värd att klura på innan du sätter igång. Fundera på vad ditt mål är. Handlar det om att du vill göra ditt område lite bättre, förstärka en befintlig verksamhet eller att tjäna extra pengar utan att behöva jobba fulltid i butik?  

Det viktigaste är att du är inställd på att jobba en del. Även om en obemannad butik inte kräver personal på plats hela tiden är det inte ett självspelande piano. Det tar lite tid att driva runt den och vill du bli ordentligt framgångsrik krävs ofta en hel del arbete i form av marknadsföring och kundsupport.  

#1 Dags att börja räkna

Det här är sannolikt det svåraste – och för många det tråkigaste – med att öppna butik. Att göra en kalkyl är knepigt när man inte vet vad saker och ting faktiskt kostar och hur det kommer gå.  

Att lämna en generell kostnadsbild är svårt eftersom det helt beror på vad du säljer, var du gör det och på hur stor yta. En rå yta för att sälja konkurspartier skiljer sig från att sälja kött, som skiljer sig från att sälja padelrack. 

Det sagt är de stora kostnaderna normalt lokalen, låset, inredningen, tekniken och första inköpet av varor. Dessutom ska du lägga till kostnaden för din egen tid. Även om du inte tar ut en lön i början är det viktigt att lägga in i en kalkyl så du ser vad som krävs för att du ska kunna få ersättning för alla timmar du lägger. 

Så hur billigt kan det bli? Vi har kunder som kommit igång i en befintlig friggebod för under 15 000 kronor. På andra änden av skalan har vi kunder som köpt containrar och piffat till dem för flera hundra tusen. Sannolikt hamnar du någonstans däremellan.  

En viktig detalj för många som bor i glesbygd är att det finns stöd att hämta för den här typen av projekt. Det finns många olika typer av stöd, men det överlägset vanligaste är att det är Jordbruksverket du vänder dig till. Se https://jordbruksverket.se/stod/service-och-satsningar-pa-landsbygden/kommersiell-och-offentlig-service. 

#2 Söka efter lokal

När du vet ungefär var någonstans du vill starta en obemannad butik är det dags att mer specifikt hitta en plats och/eller lokal. Här finns ett vägval. Det vanligaste är att du på traditionellt sätt skaffar en vanlig handelslokal. Alternativet är att köpa eller bygga en bod eller container. 

Det finns fördelar och nackdelar med båda. 

Finns det en lokal tillgänglig där du vill starta en butik är det normalt enklaste och billigaste alternativet.  

Om det inte finns något alternativ är containrar, spiketält eller liknande bodar fullgoda alternativ.  

Det finns ett skäl till att välja containrar och det har att göra med finansieringen. Som nämnt ovan är det ibland någon annan som står för kostnaden och då är ett engångsköp billigare än att betala en månatlig kostnad.   

Storleken beror på vad det är du vill göra. Lejonparten av alla obemannade butiker ligger mellan 20 och 100 kvadratmeter. Det sagt finns ingen direkt övre gräns. Det är framför allt övervakningen som blir klurig om det blir för stort. 

#2.1 Traditionell lokal

Av samma skäl vill du helst ha en lokal som har så mycket aktiv säljyta som möjligt. Att betala för ett stort fikarum är onödigt. Helst ska det dessutom vara en öppen planlösning med få vinklar och vrår.

Tillgång till någon form av lagerutrymme är bra, men i många fall inte nödvändigt.
Viktigare är att du kontrollerar ventilation. Det gäller i synnerhet om du kommer sälja livsmedel och har maskiner som kommer gå varma, till exempel kylskåp och frys. Tänk på att stora fönsterpartier är snyggt, men ökar temperaturen och bleker inredning.

Ett bra innetak är inte nödvändigt, men kan förenkla. Det gäller i synnerhet om du planerar installera traditionella säkerhetskameror och dra långa sladdar.

Om dörren är minst 90 centimeter bred kan du enkelt rulla in en vanlig EU-pall (även kallad SJ-pall), vilket kan förenkla för dig vid leveranser. Är insteget högt bör du hitta en ramp.

Det finns flera olika webbplatser för att hitta lokaler. Två av de vanligaste som finns i hela landet är Objektvision, som specialiserat sig på just kommersiella lokaler och fastigheter, och annonssiten Blocket som är en mer generell plats.

Om du ser en intressant lokal men inte vet vem som äger den kan du kika på Lantmäteriverkets tjänst, https://www.lantmateriet.se/sv/Fastigheter/vem-ager-fastigheten/. Där kan du fiska upp namnet på ägaren.

#2.2 Flyttbar lösning

Hittar du ingen färdig lokal, eller vill ha möjligheten att flytta din butik, är containrar ett bra alternativ.  

I de flesta fall är det inte samma typ av containrar som används för frakt, utan en lättare, specialbyggd typ som används för butiker. 

Precis som för vanliga lokaler är det viktigt se till att ventilationen är rejäl nog för verksamheten. Dessutom ska värme och isolering klara vinterklimat. Däremot är utrymmet normalt perfekt anpassat till handel eftersom du får en lättanpassad fyrkant. 

Exempel på leverantörer är Bodbörsen i Landskrona och Shipyard Living i Stockholm. Räkna med omkring 75 000 kronor för en isolerad 10-fotscontainer med el. Det motsvarar ungefär 7 kvadratmeter. För 20 fot, motsvarande 14 kvadratmeter, med en glasvägg kan du räkna med 150 – 200 000 kronor, beroende på utförande. 

En annan lösning är att snickra ihop en bod eller köpa ett Attefallshus/spiketält. Det kan många gånger bli billigare och är ofta lite roligare att titta på. Det är fullt möjligt att landa under 50 000 kronor för 10 kvadratmeter med isolering och el. 

Kom ihåg att frakt och markarbete tillkommer och att du normalt behöver bygglov av kommunen för att ställa upp en butik annat än under en kort period. 

#3 Förbered lokalen

I de allra flesta fall är lokalen du hyr inte perfekt utan du måste piffa till den lite. Då är det lika bra du gör det rätt. 

Väggarna måste målas med rätt typ av färg om du tänker sälja livsmedel. Prata med en fackhandel för att säkerställa du får en giftfri färg. 

Golvet ska helst tåla att en kund tappar vätska på det utan att det blir för halt.  

Häng upp ordentligt med lampor. Det är bra både för kunderna och dina kameror. 

Kontrollera att ventilation och värme fungerar som det ska och håll koll på hur solljuset faller i lokalen.  

#4 Inred lokalen, häng upp kameror och foliera

Inredning påverkas av vad du säljer, men i grova drag kan du välja mellan anpassade möbler eller generella möbler.  

Specialmöbler som är anpassade till din verksamhet är ofta byggda som de är av en anledning och gör ditt liv som handlare enklare. Hyllor för dagligvaruhandeln har till exempel en bredd som passar många förpackningar. Specialister, som Omni-retail, kan hjälpa till med att planera och välja ut möbler. 

Generella möbler har framför allt en visuell fördel. Trähyllor är till exempel trevligare om du tänker dig sälja ägg i din gårdsbutik. I en del fall kan de även vara billigare, även om butikshyllor i gott skick ofta finns begagnade på exempelvis Heab i Jönköping. 

Har du tänkt att använda HonestBox utcheckningsstation är det smart att ha en speciell hylla till den också. Oftast räcker det med en bordsyta så att kunderna kan ställa ner sin korg eller lägga sina varor medan de skannar dem.  

Oavsett hyllor är det en bra idé att ställa fullhöjdshyllor längs med kanterna och köra med halv höjd på övriga platser. Det gör lokalen luftigare och gör att du klarar dig med färre kameror, eftersom de kan svepa över större ytor. Nackdelen med strategin är att du förlorar säljyta.  

Stående kylar och frysar ställer du med fördel mitt emot ingången så att kunden ser dem rakt fram när de kliver in. Det blir en vägg av ljus och glada färger, vilket förgyller upplevelsen. Det är dock ännu viktigare att du ställer dem så att värmen ventileras bort. 

Ett tips är att fråga din leverantör om du kan få en lånekyl. Det är inte alltid möjligt, men stora dryckes- och glassleverantörer kan ibland upplåta en kyl mot att du köper varor av dem. Du får i regel inte ställa in andra varor i de kylarna. 

Kamerorna sätter du upp så att de kan ta upp så mycket plats som möjligt. För en fyrkantig, öppen lokal räcker det ofta med två kameror för att täcka hela ytan. Ibland kan du till och med komma undan med en enda, som sitter över en yta under vilken du inte säljer något. 

Typ av kamera spelar mindre roll men du vill ha tre funktioner; den ska aktiveras vid rörelse, du ska kunna ansluta till den och se video i realtid och all data ska automatiskt lagras till endera en lagringsplats lokalt eller – ännu bättre – på internet. Arlo är en serie kameror som klarar av de här funktionerna, men de tar en månadsavgift för lagringsfunktionen. 

Musik i lokalen är inte ett måste, men förbättrar upplevelsen markant. För många är det smått obehagligt att gå in i en tom lokal och vara där helt ensamma i en miljö av dånande kylar. En högtalare är ofta på sin plats.  

Notera att du inte får spela vilken musik som helst utan tillstånd. Endera får du betala STIM, köpa licensfri musik eller hitta riktigt gamla inspelningar av klassisk musik där upphovsrätten gått ut. Alternativt är du lite kreativ och ber ett lokalt band utan skivkontrakt göra lite musik åt dig. 

#5 Ordna med försäkring

Det är viktigt att ha en försäkring när du startar din butik. Framför allt ska du se till att teckna ansvar-, egendom- och rättsskyddsförsäkringar. Det skyddar dig mot allvarliga bakslag. 

Ofta grupperas de här försäkringarna ihop i vad bolagen kallar för företagsförsäkring. Ofta har de speciella varianter för butiker. 

Notera att de flesta egendomsförsäkringar täcker inte snatteri. Om en kund loggar in på korrekt sätt, går in och tar obetalda varor med sig ut kommer du inte få ersättning. 

Tar tjuvarna sig in genom att bryta sig in gäller försäkringen däremot normalt. 

Det är ofta en god idé att fråga många försäkringsbolag. Priserna kan skilja sig väldigt mycket. Ofta är det de små aktörerna som passar handlare bäst.  

#6 Beställ och installera HonestBox åtkomstkontroll (Startpaket)

Okej, i den här artikeln utgår vi från att du använder dig av våra produkter. De flesta punkter gäller oavsett vilken leverantör du väljer, men den här punkten skiljer sig något.  

Låset är också viktigt. För att du ska kunna släppa in folk när ingen är på plats krävs ett elektriskt lås – i alla fall om du inte vill det ska stå olåst. Det finns flera olika varianter men normalt räcker det med ett elslutbleck eller ett eltryckeslås.  

För de allra flesta är det vettigt att kontakta en låssmed och be dem kika på dörren. De kan avgöra vilken typ och modell som passar dig bäst.  

Viktigt att komma ihåg är att det måste finnas ett mekaniskt sätt att ta sig ut ur lokalen av brandsäkerhetsskäl. Av det skälet väljer en del att sätta in ett så kallat split/spindlelås. 

När du fått veta vilken typ som gäller, boka en tid med låssmeden för installation och beställ startpaketet från HonestBox innan dess. När det dyker upp kan låssmeden då installera låset och låsstyrningen samtidigt.  

#7 Ordna med betallösningar

Om du vill ta betalat av dina kunder krävs att du har avtal med någon som kan hantera betalningarna. Det finns många olika aktörer på marknaden som erbjuder olika varianter. Swish och betalkort är vanligast, men en del erbjuder även kredit- och fakturabetalning. 

Swish är det överlägset populäraste alternativet för användare som handlar i telefonen. Det är snabbt, enkelt och helt integrerat med de flesta kassalösningar, inklusive HonestBox egen. Du skaffar ditt konto via din bank. Viktigt är att du beställer Swish Handel, som skiljer sig åt från Swish Företag och ditt privata Swish. Om du jobbar med HonestBox ska du be banken använda The Honest Box of Sweden som teknisk leverantör. 

Betalkort inkluderar debet- och kreditkort såväl som mellantjänster i stil med Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay och Microsoft Pay. Det finns en uppsjö av olika leverantörer som alla har sina egna för- och nackdelar och prislistor. Amerikanska Stripe är enkla att komma igång med, men svenska aktörer som Adyen och SwedPay är ofta billigare. 

Vill du erbjuda till exempel fakturabetalning finns till exempel SwedPay/PayEx och Klarna. Deras e-handelslösningar fungerar bra på telefonerna och gör du kan sälja utan att ta betalt direkt. Håll koll på kostnaderna bara så du inte förlorar pengar när kunderna köper en glass på kredit. 

Fysiska kort i en obemannad miljö är lite klurigare. Många aktörer vill inte att du använder terminaler utan personal på plats. Verifone, Adyen och Zettle by Paypal är tre bolag som bygger terminaler, men kolla vilka som fungerar med din kassaleverantör. 

#8 Ordna med tillstånd och egenkontroll

För många verksamheter krävs inget tillstånd för att börja sälja obemannat. Säljer du livsmedel finns det krav på att du registrerar dig hos kommunen. Nivån beror på vad du säljer. Enklast blir det om du enbart säljer förpackade varor.

Du kan läsa mer på Livsmedelsverket: https://www.livsmedelsverket.se/produktion-handel–kontroll/starta-foretag/registrera-foretag.

Utöver tillstånd behöver du, om du säljer matvaror, dessutom skapa ett egenkontrollprogram. Det är en dokumentation över hur du säkerställer matmiljön. Även här kan Livsmedelsverket hjälpa till. Se: https://www.livsmedelsverket.se/produktion-handel–kontroll/lokaler-hantering-och-hygien/lokaler_hygien_foretagens_egen_kontroll/exempel-pa-struktur-for-egen-kontroll.

Kikar du runt på nätet finns det en del mallar – även ifyllda – som du kan låna av. Många kommuner erbjuder dessutom utbildningar i hur du kan jobba med din verksamhet.

#9 Beställ varor

För din första beställning bör du ha ett par veckors framförhållning. Leveranser går oftast fortare än så, men det är bra att vara ute i god tid för större partier.

Så vilken leverantör ska du välja? I många fall har du inte mycket att välja på – det finns bara en leverantör. För kioskverksamhet finns det desto fler. Coca Cola kan du köpa från Varsego, Menigo, OutOfHome, SnackWell och Axfood, bara för att nämna några. Det finns mängder av leverantörer.

Förutom priset ska du kika på hur enkelt det är att beställa, betalningsvillkor och – framför allt – leveranserna. Det sistnämnda är inte lika viktigt för en vanlig butik, men för en obemannad affär är det kritiskt. Om du måste vara på plats och de inte meddelar sig blir det snabbt jobbigt.

Lyckligtvis har det blivit mycket enklare att få dem lämna av grejerna inne i lokalen, utan att du är på plats. Och vill du kontrollera varorna kan de ibland till och med ringa dig i förväg! Men kontrollera det, som sagt.

Du kan dessutom be om ett par saker till. Först och främst vill du ha en digital kassafil som innehåller alla varor. Den kan du importera in i HonestBox. Det sparar dig en hel del tid. Kan de dessutom leverera dig hyllplansetiketter är det ingen nackdel.

Apropå priser säger reglerna att priset ska anges på förpackningen, på hyllkanten eller i en prislista. Men du kan komma undan med att bara ha priset i systemet då prisfrågeterminal godkänns. Det sagt rekommenderar vi starkt att göra priset tydligt. Det uppskattas av kunder och ökar försäljningen.

En avslutande detalj. En del leverantörer dig gärna igång rent fysiskt. Att packa upp en första leverans tar en del tid så ta hjälpen om den erbjuds. De är ofta experter på hur produkter ska placeras i förhållande till varandra.

#10 Provkör

Det här momentet kommer du sannolikt att göra löpande genom processen, men innan du slår på den stora trumman ska du provköra hela systemet.  

Börja med att jobba dig igenom hela flödet själv. Scanna QR-koden, identifiera dig med BankID, verifiera att dörren öppna och stänger som den ska, handla många olika varor och betala på olika sätt. Kontrollera även i administrationsgränssnittet och kamerorna så att allting ser rätt ut. 

När du själv kontrollerat att allt är grönt, be några du känner att ta dig igenom samma flöde. Jättebra om de har olika typer av mobiltelefoner. Viktigt är att du inte hjälper dem. Titta istället vad de fastnar på och se till att dokumentera det i en instruktion du klistrar upp. 

När du har lite transaktioner bör du även se till att ta ut en bokföringsfil och verifiera att du kan läsa in den i ditt bokföringssystem. I HonestBox sker den här kopplingen via så kallade SIE-filer, som är en branschstandard.  

#11 Öppna din obemannade butik

Dagen är kommen och du slår upp portarna till din nystartade obemannade butik.

En speciell resa har det varit fram tills nu – och en annan typ av resa börjar idag!

#12 Meddela omvärlden

Fantastiskt! Du är igång. Allting är redo för dina kunder. Dags att meddela dem.  

Det här steget är för många det svåraste. Är du inte van vid marknadsföring och att tala om att du finns kan det kännas lite obehagligt att plötsligt synas. Därför undviker många det och hoppas kunderna ska komma ändå. Det gör de, men inte lika snabbt och i lika stora antal. Så testa de här enkla metoderna 

Om du är först ut med en obemannad butik i regionen är det vettigt att ringa upp den lokala tidningen och radiostationen. De är ofta glada att få berätta att det händer något nytt och kul i regionen. Berätta gärna om varför du startade butiken. En spännande berättelse med människor i centrum är mer intressant än bara själva butiken. 

Ett annat enkelt sätt att tala om du finns är via vykort eller flygblad. Det är lite ålderdomligt, men det faktum att många lagt ner den här typen av reklam gör att den som ändå görs syns tydligare. Tyvärr kostar det här några kronor, men det kan ändå vara vettigt att få ut informationen till de som bor i närområdet. Lägg gärna in en kampanj eller rabattkupong för att öka observationsvärdet. 

Givetvis är det sociala medier det viktigaste mediet; det gäller både för introduktionen och sedan löpande. Lägg ut bilder på dina produkter och kunder på Instagram och Facebook dagligen. Precis som med utskicket ovan är det smart att ha en kampanj vid start och för all del även löpande. Om du använder HonestBox får du gärna tagga oss – det gillar vi 😊 

#! Klart

Grattis! Nu är du igång. I nästa artikel ska vi berätta mer om hur du driftar din butik och sköter det dagliga. Håll ett öga öppet efter den artikeln närmaste veckorna. 

Kontakta oss

Kontakta oss så återkommer vi till dig för att prata vidare om hur du kan komma igång med obemannad handel.